Ima li info mail ikakvog smisla?

Piše
Vedran Mikulić

Jun 10, 2019

Koliko puta vam se desilo da ste poslali mail na adresu info@…, a da ste dobili odgovor? Ili da preformuliramo pitanje: Jeste li ikada dobili odgovor na info mail?

Živimo u svijetu raznih oblika komunikacija, a jedan od najčešćih je komunikacija mailovima. Tražite li posao, kupujete nešto preko interneta, želite putovati preko agencije, želite se informirati o bilo čemu što vas zanima teško ćete doći do mail adrese konkretne osobe s druge strane. Uglavnom su to info mailovi.

I naravno, odlučite se poslati mail i s nestrpljenjem očekujete odgovor. Da vas odmah upozorimo, odgovor vjerojatno nećete nikada dobiti.

Kako imamo potrebu svakodnevne komunikacije s raznim tvrtkama i ustanovama, a želeći testirati ovu pojavu odlučili smo se poslati deset mailova na deset info mail adresa vodećih tvrtki u Republici Hrvatskoj (ovaj put ih nećemo imenovati). Bez obzira što je nepisano pravilo poslovnog bontona kako se na mail načelno odgovara unutar 48 sati sačekali smo ni više ni manje nego tjedan dana.

Rezultat: Niti na jedan mail nismo dobili odgovor!!!

Kako bi ispali do kraja pristojni ponovili smo svih deset mailova sa sljedećim tekstom: “Poštovani, prije tjedan dana smo vam poslali mail na ovu adresu. Kako nismo dobili odgovor molimo vas samo potvrdu primitka maila. Srdačan pozdrav.”

Rezultat: Niti jedan odgovor!!!

Mailovi su uredno isporučeni, ali očito s druge strane nema nikoga ili mailove na info adresama nitko ne čita. Tu nismo stali. Želeći provjeriti u čemu je problem nekako smo se dočepali telefonskih brojeva, pogađate, info telefoni. Ovdje je rezultat bio malo bolji. Od deset poziva uspješnih je bilo čak tri.

Ljubazno se predstavljamo i molimo informaciju o našim mailovima. Jesu li stigli i zašto nitko na njih nije odgovorio? Nevjerojatno, svi su imali iste ili slične odgovore:

  • svakodnevno nam dolazi jako puno mailova i jednostavno ne stignemo na sve odgovoriti
  • provjerit ću s kolegicom koja je za to zadužena
  • ne, stvarno nemamo vaš mail, možete li ga ponoviti
  • moguće je da je završio u spamu
  • da, zaprimili smo Vaš mail i uskoro ćemo Vam odgovoriti

Analizirajmo odgovore:

  • dolazi im puno mailova i ne mogu na sve odgovoriti? Pošto iz ovog odgovora proizlazi kako, valjda, na dio mailova ipak odgovaraju postavlja se pitanje kako biraju na koje će odgovoriti, a na koje ne? Ukoliko dobijete ovakav odgovor potpuno je isto kao da su vam rekli kako ih uopće ne zanimate.
  • provjerit će s kolegicom koja je za to zadužena? Standardan odgovor koji je naravno čista laž. Da je istina dobili bi drugačiji odgovor: “Provjerit ću s kolegicom koja je za to zadužena i povratno Vam se javiti. Molim Vas Vašu mail adresu.” Naravno, adresu ne traže niti ikada dobijete odgovor. Postoji li famozna kolegica uopće? Čisto sumnjamo.
  • Provjeravaju i ne mogu pronaći mail. Zamoljavaju vas da ga ponovite. Ukoliko ga ponovite smatrajte kako ste izgubili vrijeme na ništa jer opet odgovor nećete dobiti.
  • Moguće je da je završio u spamu. Zar se spam ne može provjeriti u roku od nekoliko sekundi? Može, ali to nećete doživjeti. Još jedno idiotsko objašnjenje.
  • Potvrđuju vam primitak maila i obećavaju odgovor u što kraćem roku. Ne radujte se, u 90% slučajeva nećete dobiti odgovor.

Kako smo maksimalno izignorirani testiramo nešto što nije toliko poslovno i vjerojatno vam zatvara vrata na drugoj strani (i nije neka šteta jer ih niste niti otvorili) i pokušavamo vidjeti reakciju na ovakav mail: “Poštovani, prije tjedan dana poslali smo vam mail na ovu adresu s ponudom za poslovnu suradnju. Kako odgovor nismo dobili isti mail smo ponovili dana…… Niti nakon proteka od sljedećih tjedan dana nismo dobili vaš odgovor. Ovakav način komunikacije stvara vrlo ružnu sliku o vašoj kompaniji i ljudima koji su odgovorni za komunikaciju. Kako nam je nelogično da se dopisujemo sami sa sobom ovim putem završavamo komunikaciju. Hvala na ignoriranju.”

Čekamo, čekamo i gle čuda, isti dan dobijemo pet odgovora, a drugi dan još tri. Pogađate koji su odgovori. Isti kao prilikom telefonskog kontakta, ali sad su i pomalo ljuti jer smo poslali vrlo ružan i neprofesionalan mail. Zamislite, oni se ljute!!!

Ovaj put odustajemo jer je više nego očito da nismo interesantni drugoj strani. Nije problem u tome jesmo li ili nismo interesantni već način na koji smo nekulturno “otkačeni”.

Ukoliko ste vi ona strana koja ignorira pošiljatelja maila vodite računa o sljedećem: Koliko god je neodgovaranje na mailove postalo prihvatljivo danas, kada iz nekog razloga odlučite ignorirati nečije mailove, budite svjesni da to smanjuje potencijal buduće suradnje s tim ljudima, a često i u potpunosti narušava vaše odnose. Želite li izgubiti te suradnike? Onda im radije napišite otvoren mail u kojem uljudno objašnjavate da ne vidite mogućnosti suradnje i zahvalite im se na dosadašnjim mailovima. Sve je bolje od ignoriranja.

Ukoliko želite uspostaviti mail komunikaciju zaboravite na info mail adrese, ili pronađite mail od konkretne osobe (mada je i ovdje skoro ista situacija) ili telefon u ruke i zovite. A razmislite i o starom dobrom običaju, pismo s povratnicom, bar ćete dobiti potvrdu od pošte 🙂

Komentari